Kommunikation wird komplexer

Nachdem die Stelle lange nicht besetzt war, ist Monika Olszewski nun seit dem 1. September offiziell die Leiterin des Fachbereichs Zentrale Öffentlichkeitsarbeit und Repräsentation der Stadt Gütersloh. gt!nfo hat mit ihr über das Bild der Stadt gesprochen, das sie prägen möchte, über den Dialog mit den Bürgern, Krisenkommunikation und Komplimente.

Interview: Tina Belke

Frau Olszewski, Sie sind nun seit einem guten Vierteljahr die Leiterin der zentralen Öffentlichkeitsarbeit  Welche Geschichte möchten Sie über Gütersloh erzählen?

Natürlich möchte ich vor allem die schönen Geschichten über Gütersloh erzählen – und davon gibt es eine Menge. Ich bin wirklich großer Fan dieser Stadt und trage das Image unserer liebenswerten kleinen Großstadt sehr gern nach außen. Natürlich läuft hier nicht immer alles glatt, aber wir haben es hier schon recht gut – und das gerät in mancher Diskussion schnell in Vergessenheit.

Welches Bild möchten Sie langfristig stärken oder korrigieren?

Mein Wunschbild? Jeden Tag eine Geschichte über eine Stadt, die so bunt ist wie der Botanische Garten, so lebendig wie die Dalke, so weltoffen wie unsere internationalen Unternehmen – und so herzlich wie das, was man eben Heimat nennt. Natürlich holt einen im Alltag die Realität ein – dann müssen auch weniger glamouröse Themen erzählt werden. Aber am Ziel ändert das nichts: Gemeinsam mit allen Mitarbeitenden, dem Verwaltungsvorstand und dem Bürgermeister wollen wir zeigen, dass Gütersloh eine nahbare Verwaltung hat, die für die Menschen da ist. Wir wollen transparent machen, was Verwaltung und Politik leisten, gerade in Zeiten knapper Kassen – und gleichzeitig vermitteln, wie lebenswert, vielfältig und engagiert Gütersloh ist. In einem Satz:

Verständlich, verlässlich, vertrauensvoll – für Gütersloh.

Wie möchten Sie dafür die Zusammenarbeit mit Verwaltung, Bürgermeister und Stadtgesellschaft gestalten?

Kommunikation ist für mich immer Teamarbeit – und zwar im besten Sinne. Ich wünsche mir einen offenen, vertrauensvollen Austausch, quer durch alle Fachbereiche und natürlich auch mit der Stadtgesellschaft. Wir sind darauf angewiesen, dass Menschen uns Informationen liefern, mit uns sprechen – und wir fördern diesen Dialog, wo immer es möglich ist. Gute Kommunikation gelingt nur, wenn wir zuhören, erklären und auf Augenhöhe kommunizieren.

Gleichzeitig wird Kommunikation aber auch immer komplexer – bei immer kleiner werdenden Spielräumen – das darf nicht vergessen werden: mehr Kanäle, mehr Erwartungen, mehr Tempo – und leider auch mehr Falschinformationen. Umso wichtiger ist es, Kommunikation nicht als „nice to have“, sondern als stete Säule zu verstehen, die verlässliche und glaubwürdige Informationsarbeit (für Verwaltung, Politik und Gesellschaft) sicherstellt.

Ihre Aufgaben sind dabei vielfältig: Krisenkommunikation, Bürgerdialog, Medienarbeit, Social Media. Wo sehen Sie selbst den Schwerpunkt Ihrer Arbeit?

Für mich ist das gesamte Team der Zentralen Öffentlichkeitsarbeit und Repräsentation die Brücke, die die verschiedenen Welten miteinander verbindet: mit dem Ohr nah an dem, was die Menschen in Gütersloh bewegt, und gleichzeitig mit der Hand am Puls der Verwaltung. Unsere Aufgabe ist es, Informationen verständlich einzuordnen und sie sachlich, transparent und nah an den Menschen zu kommunizieren – egal über welchen Kanal.

Viele Bürgerinnen und Bürger fühlen sich von Verwaltungssprache ausgeschlossen. Wie kann sich in und mit Behörden eine echte Dialogkultur etablieren?

Sprache schafft Nähe. Wenn Verwaltung klar und verständlich spricht, wirkt sie automatisch zugänglicher – und verliert dabei nichts an Seriosität. Fachsprache darf es weiter geben, aber wir müssen sie übersetzen. Das habe ich schon beim Radio gelernt: Man spricht für Menschen, nicht für Expertinnen und Experten. Natürlich klappt das nicht immer, aber hoffentlich immer öfter.

Bürgerinnen und Bürger möchten außerdem häufig unmittelbare Antworten – Verwaltung braucht aber Zeit. Wie gelingt es, Tempo zu zeigen, ohne Sorgfalt zu verlieren?

Tempo entsteht durch gute Abläufe und ehrliche Kommunikation. Wenn wir erklären, warum etwas Zeit braucht, entsteht Verständnis. Schnelligkeit ist wichtig – aber Verlässlichkeit genauso. Am Ende zählt, dass wir offen und mit Verständnis miteinander umgehen.

In Ihrem Amt müssen Sie sicher auch mit Kritik umgehen. Wie bleiben Sie gelassen, wenn der Ton mal rauer wird?

Tief durchatmen hilft, manchmal auch ein Stück Schokolade und vor allem etwas Zeit und Abstand, um den Kern eines Anliegens zu erkennen. Ich versuche, Kritik nicht persönlich zu nehmen, sondern als Rückmeldung zu verstehen. Oft steckt in jeder kritischen Stimme ja ein Impuls, der uns weiterbringt und verstehen hilft.

Krisen – ob lokal oder global – treffen Städte immer wieder unvorbereitet.
Wie bereiten Sie sich auf Momente vor, in denen jedes Wort zählt?

In Krisen brauchen wir vor allem Klarheit. Gute, eingeübte Abläufe sind dabei das halbe Leben – und ein verlässliches Team die andere Hälfte. Wichtig ist, dass alle beteiligten Fachbereiche zusammenarbeiten und wir ruhig, verlässlich und nahbar kommunizieren.

Was ist für Sie schwieriger: mit kritischen Journalistinnen und Journalisten zu sprechen oder mit unzufriedenen Bürgerinnen und Bürgern?

Beides kann herausfordernd sein – und beides ist wertvoll. Kritik zeigt ja auch, dass Menschen sich interessieren. Gespräche helfen, Missverständnisse auszuräumen und Vertrauen aufzubauen. Deshalb sind sie für mich immer eine Chance.

Was wäre das schönste Kompliment, das Ihnen Bürger*innen oder Journalist*innen machen könnten?

Wenn jemand sagt: „Ich habe verstanden, worum es geht – und fühle mich gut informiert.“ Dann weiß ich: Wir sind auf einem guten Weg. Und genau diesen Weg möchten wir weitergehen.

Foto: Stadt Gütersloh